برگزاری همایش و سمینار

چک لیست برگزاری همایش و سمینار

در این مقاله سعی داریم چک لیستی به شما ارائه دهیم که قبل از برگزاری هر همایش و سمینار یا مراسمی باید به آن توجه کنید. تشریفات سفیران با سالها تجربه در زمینه برگزاری همایش و سمینارها توانسته تا این چک لیست را برای شما تهیه کند. به همین دلیل با خیالی راحا از این راهنمای کامل که حاصل سالها تجربه است استفاده کنید.

مرحله اول – اطلاعات کلی مراسم

  • نوع مراسم خود را مشخص کنید.
  • تاریخ برگزاری همایش و سمینار را تعیین کنید.
  • ساعت برگزاری مراسم را مشخص کنید.
  • محل مناسبی برای برگزاری مراسم تعیین کنید.
  • به انتخاب سخنرانان مراسم فکر کنید.
  • راه های تماس با سخنرانان را بیاید.
  • از یک برگزار کننده مراسم کمک بگیرید.

مرحله دوم – به سوالات زیر پاسخ دهید

  • برای چه این مراسم را برگزار می‌کنید؟
  • هدف از مراسم چیست؟
  • موضوع اصلی مراسم چیست؟
  • چرا افراد باید در این مراسم شرکت کنند؟
  • شرکت کنندگان از چه گروهی هستند؟
  • مراسم در چه سطحی است؟ آیا قرار است بین المللی برگزار شود؟
  • آیا زمان برگزاری مراسم مناسب است؟

مرحله سوم – ارتباط با برگزار کننده مراسم

  • یک خلاصه از کارهایی که باید انجام شوند تهیه کنید.
  • تاریخ پیشنهادی خود را برای مراسم اطلاع دهید.
  • لیستی از افرادی که قرار است دعوت شوند در اختیار برگزار کننده مراسم قرار دهید.
  • تمام امکانات و تجهیزات مورد نیاز از نظر خودتان را اعلام کنید.

مرحله چهارم – انتخاب محل برگزاری همایش و سمینار

  • مکان تعیین شده را از قبل رزرو کنید.
  • اگر به صندلی یا نیروی خدماتی بیشتری دارید از قبل تعیین کنید و تمام احتمالات را در نظر بگیرید.
  • نوع پذیرایی را مشخص کنید.
  • جایی برای وسایل دعوت کنندگان در نظر بگیرید.
  • قرار داد ببندید.
  • برنامه اجرای مراسم را به مدیر سالن نیز اعلام کنید.

مرحله پنجم – دعوت

  • اگر به دعوتنامه نیاز دارید به دنبال طراح حرفه ای باشید.
  • متن مناسبی برای دعوتنامه تهیه کنید.
  • یک نمونه نهایی از دعوتنامه را برای برگزار کننده مراسم ارسال کنید تا او هم طرح و متن را تایید کند.
  • تعداد دعوتنامه ها را مشخص کنید.
  • مهلت ارسال دعوتنامه ها را مشخص کنید.

مرحله ششم – طراحی آیتم های مختلف

  • طراحی دعوتنامه
  • طراحی بروشور
  • طراحی لوح یادبود
  • طراحی برنامه
  • و …

مرحله هفتم – تجهیزات مورد نیاز

  • پروژکتور
  • پرده نمایش
  • میکروفون
  • لپ تاپ
  • نورپردازی
  • سیستم صوتی تصویری
  • ترجمه همزمان
  • ژنراتور
  • و …

مرحله هشتم- موارد مهم در روز مراسم

  • اطمینان از باز بودن درها
  • اطمینان از سالم بودن دستگاه تهویه هوا و نورپردازی
  • حضور یک نفر در پذیرش
  • گذاشتن برگه یادداشت و خودکار روی میزها
  • نصب تابلوهای هشدار دهنده
  • قرار دادن آب برای سخنران
  • و …
0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

میخواهید به بحث بپیوندید؟
همکاری می کنید؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *