نوشته‌ها

تاریخچه همایش و سمینار

برای اینکه به مفاهیم همایش و سمینار های امروزی پی ببرید و بتوانید به نحو احسن یک همایش یا کنفرانس برگزار کنید، خوب است که با تاریخچه گردهمایی و همایش نیز آشنا باشید. به همین دلیل ما تصمیم گرفتیم این مقاله را گردآوری کنیم تا شما کاربران محترم سفیران را با مفهوم همایش و کنفرانس آشنا کنیم. پس تا پایان نوشته با ما همراه باشید.

اولین همایش و گردهمایی

برخی از محققان و پژوهشگران تاریخچه اولین همایش را مربوط به پنج هزار سال قبل از میلاد مسیح نسبت می‌دهند. سومریان باستان در جلساتی همراه با بزرگان خویش مکاتبه های تجاری خود را ثبت و ضبط می‌کردند و پیشنهاداتی را برای رشد هرچه بیشتر به یکدیگر می‌دادند. از این قبیل گردهمایی ها را در موارد دیگری نظیر طراحی و ساخت اهرام مصر، کنترل ارتباطات در روم باستان یا چهارچوب قوانین تجارت در ونیز در قرن چهاردهم نیز می‌توان دید.

اولین همایش در ایران

اولین همایش در ایران که رویکردی به خرد جمعی داشت در زمان پادشاهی کوروش بزرگ برگزار شد. در این گردهمایی از بزرگان ایران دعوت شد تا درباره مسائل مختلفی نظیر ضرورت توجه به روابط انسانی یا طراحی مکانی برای نگهداری مواد بپردازند.

همایش و سمینار در گذر زمان

تاریخ نشان می‌دهد که در دولت ها همواره نخبگان و بزرگان در هر حکومتی با برگزاری گردهمایی و همایش ها و اعتقاد به خرد جمعی همواره در پی بهبود شرایط جامعه یا مدیریت بحران ها بوده‌اند. اما امروزه با پیشرفت بشر و علاقه سیری ناپذیر انسان به پیشرفت و علم دوستی سبب شده است که همایش و سمینار ها بیشتر قالبی علمی به خود بگیرند. زیرا عطش انسان در رسیدن به موفقیت در هر زمینه‌ای سیری ناپذیر است. پس وجود همایش و سمینار برای نشست نخبگان و اندیشمندان برای به اشتراک گذاشتن تجربیات و راه‌ حل ها و … امری ضروری است. نکته مهم برگزاری یک همایش و سمینار حرفه‌ای است. اما چگونه می‌توان در این امر به موفقیت رسید؟

موفقیت در برگزاری همایش و سمینار

در ظاهر یک فرمول مشخص برای برگزاری همایش و کنفرانس وجود دارد. همچنین یک سری قوانین و استانداردهای خاص که باید از آنها پیروی کرد. متدهای خاصی برای برگزاری گردهمایی وجود دارد. البته با توجه به حوزه سمیناری که قرار است برگزار شود و نوع آن تمامی تدارکات متفاوت خواهد بود. به این تفاوت ها و نکات ریز متخصصان امور تشریفات آگاه هستند. پس نباید دیدی منفی به برگزاری همایش و سمینار داشت بلکه باید به دنبال متخصص در این زمینه بود.

سمینار چیست؟

قطعا شما نیز لغت‌های کنفرانس، سمینار، همایش و ورکشاپ را شنیده‌اید. اما ممکن است با معنای دقیق این لغات آشنا نباشید. یا مثلا تفاوت آنها را ندانید و … به همین دلیل تصمیم گرفتیم این مقاله را بنویسیم تا شما را با سمینار بیشتر آشنا کنیم. در ادامه با ما همراه باشید.

تعریف سمینار

سمینار، به رویدادی گفته می‌شود که حول محور موضوعی خاص می‌چرخد. در سمینارها یک یا چند سخنران یا ارائه دهنده اصلی وجود دارند که با توجه به موضوع سمینار، برای شرکت کنندگان سخنرانی می‌کنند. باید به این نکته اشاره کنیم که در یک سمینار موفق تنها سخنرانان اصلی صحبت نمی‌کنند  بلکه سعی می‌کنند مسیر بحث را هدایت کرده و شرکت کنندگان را نیز در بحث مشارکت دهند. در بیشتر سمینارها این مشارکت به صورت پرسش و پاسخ انجام می‌شود.

 

 

مثالی از سمینار

ساده ترین و ملموس ترین مثال برای همه‌ی ما سمینار کارشناسی ارشد است. در این سمینار دانشجویان فارغ التحصیل دوره کارشناسی ارشد که درباره موضوعی خاص تحقیق کرده‌اند گرد هم آمده و در حضور اساتید و سایر دانشجویان به توضیح تحقیق و پژوهش خود و دفاع از آن می‌پردازند. در انتها نیز به سوالات شرکت کنندگان پاسخ می‌دهند.

هدف از برگزاری

سمینار می‌تواند یک یا چند هدف داشته باشد. به عنوان مثال در سمینارهای تحصیلی شرکت کنندگان با هدف تحصیلی در یک موضوع خاص به بحث و تبادل می‌پردازند تا بتوانند اطلاعات خود را در آن موضوع خاص عمیق کنند یا به نتایج جدید دست یابند. سمینارهای آموزشی نیز همینگونه هستند، یعنی عده‌ای دور هم جمع می‌شوند تا علم و آگاهی خود را در زمینه‌ای خاص افزایش دهند.

اما ممکن است سمیناری با چند هدف عمده برگزار شود. برای مثال سیمناری که علاوه بر هدف آموزشی هدف انگیزشی نیز داشته باشد. دقیق تر می‌گوییم تا بهتر متوجه شوید. سمیناری در زمینه کارآفرینی را تصور کنید. در این سمینار علاوه بر اینکه نحوه راه انداختن کسب و کار آموزش داده می‌شود انگیزه آن نیز به مشارکت کنندگان داده می‌شود.

تفاوت سمینار با ورکشاپ

سمینار بیشتر جنبه آکادمیک داشته و در آن چند متخصص درباره موضوعی صحبت کرده و سپس به بحث و تبادل نظر با حاضرین می‌پردازند. پس لزومی برای آموزش وجود ندارد. اما ورکشاپ ها کمتر رسمی بوده و بیشتر روی جنبه آموزش و تجربه کردن تاکید دارند به طوری که شرکت کنندگان در ورکشاپ به همراه مدرس کاری را تجربه کرده و آن را فرا می‌گیرند.

ورکشاپ

امیدواریم از مطالعه این مطلب لذت برده باشید و به خوبی با مفهوم سمینار آشنا شده باشید.

چک لیست برگزاری همایش و سمینار

در این مقاله سعی داریم چک لیستی به شما ارائه دهیم که قبل از برگزاری هر همایش و سمینار یا مراسمی باید به آن توجه کنید. تشریفات سفیران با سالها تجربه در زمینه برگزاری همایش و سمینارها توانسته تا این چک لیست را برای شما تهیه کند. به همین دلیل با خیالی راحت از این راهنمای کامل که حاصل سالها تجربه است استفاده کنید.

مرحله اول – اطلاعات کلی مراسم

  • نوع مراسم خود را مشخص کنید.
  • تاریخ برگزاری همایش و سمینار را تعیین کنید.
  • ساعت برگزاری مراسم را مشخص کنید.
  • محل مناسبی برای برگزاری مراسم تعیین کنید.
  • به انتخاب سخنرانان مراسم فکر کنید.
  • راه های تماس با سخنرانان را بیاید.
  • از یک برگزار کننده مراسم کمک بگیرید.

مرحله دوم – به سوالات زیر پاسخ دهید

  • برای چه این مراسم را برگزار می‌کنید؟
  • هدف از مراسم چیست؟
  • موضوع اصلی مراسم چیست؟
  • چرا افراد باید در این مراسم شرکت کنند؟
  • شرکت کنندگان از چه گروهی هستند؟
  • مراسم در چه سطحی است؟ آیا قرار است بین المللی برگزار شود؟
  • آیا زمان برگزاری مراسم مناسب است؟

مرحله سوم – ارتباط با برگزار کننده مراسم

  • یک خلاصه از کارهایی که باید انجام شوند تهیه کنید.
  • تاریخ پیشنهادی خود را برای مراسم اطلاع دهید.
  • لیستی از افرادی که قرار است دعوت شوند در اختیار برگزار کننده مراسم قرار دهید.
  • تمام امکانات و تجهیزات مورد نیاز از نظر خودتان را اعلام کنید.

مرحله چهارم – انتخاب محل برگزاری همایش و سمینار

  • مکان تعیین شده را از قبل رزرو کنید.
  • اگر به صندلی یا نیروی خدماتی بیشتری دارید از قبل تعیین کنید و تمام احتمالات را در نظر بگیرید.
  • نوع پذیرایی را مشخص کنید.
  • جایی برای وسایل دعوت کنندگان در نظر بگیرید.
  • قرار داد ببندید.
  • برنامه اجرای مراسم را به مدیر سالن نیز اعلام کنید.

مرحله پنجم – دعوت

  • اگر به دعوتنامه نیاز دارید به دنبال طراح حرفه ای باشید.
  • متن مناسبی برای دعوتنامه تهیه کنید.
  • یک نمونه نهایی از دعوتنامه را برای برگزار کننده مراسم ارسال کنید تا او هم طرح و متن را تایید کند.
  • تعداد دعوتنامه ها را مشخص کنید.
  • مهلت ارسال دعوتنامه ها را مشخص کنید.

مرحله ششم – طراحی آیتم های مختلف

  • طراحی دعوتنامه
  • طراحی بروشور
  • طراحی لوح یادبود
  • طراحی برنامه
  • و …

مرحله هفتم – تجهیزات مورد نیاز

  • پروژکتور
  • پرده نمایش
  • میکروفون
  • لپ تاپ
  • نورپردازی
  • سیستم صوتی تصویری
  • ترجمه همزمان
  • ژنراتور
  • و …

مرحله هشتم- موارد مهم در روز مراسم

  • اطمینان از باز بودن درها
  • اطمینان از سالم بودن دستگاه تهویه هوا و نورپردازی
  • حضور یک نفر در پذیرش
  • گذاشتن برگه یادداشت و خودکار روی میزها
  • نصب تابلوهای هشدار دهنده
  • قرار دادن آب برای سخنران
  • و …