نوشته‌ها

نحوه گرفتن مجوز برگزاری همایش در ایران

برای برگزاری همایش نیاز به گرفتن مجوز برگزاری همایش دارید. یک روال اداری خاص برای گرفتن این مجوز در ایران وجود دارد که باید آن را طی کنید. حتی گرفتن مجوز به این بستگی دارد که همایش در چه سطحی برگزار می‌شود. برای مثال همایش بین المللی با همایش استانی ضوابط متفاوتی برای اخذ مجوز دارند.

بدون گرفتن مجوز امکان برگزاری همایش یا هر رویداد دیگری وجود ندارد. همه مراکز اطلاع رسانی مثل سایت های همایش و کنفرانس، مجلات و روزنامه های مربوطه باید شماره مجوز همایش را در آگهی درج کنند. اخذ مجوز همایش در خصوص همایشاتی که از عناوین ملی، بین المللی استفاده می نمایند الزامی می باشد.

 قوانین و ضوابط برگزاری همایش

تمامی برگزارکنندگان همایش باید مناسب با سطح همایش مجوز لازم را از سازمان برنامه ریزی و سازماندهی همایش و شورای برنامه ریزی و توسعه اخذ کنند. تمامی این عناوین مانند سمینار، کنفرانس، جشنواره، رویداد و … تحت عنوان این آئین نامه قرار می‌گیرند و باید مجوزهای لازم را اخذ کنند. البته برای دورهمی های آموزشی و مذهبی نیازی به اخذ مجوز نیست.

سازماندهی همایش تحت نظارت کلی معاونت توسعه و مدیریت منابع انسانی رئیس جمهور است. ترکیبی از اعضای زیر کارگروه سازماندهی همایش را تشکیل می‌دهند.

  • نماینده ای از وزارت کشور
  • نماینده ای از وزارت علوم
  • نماینده ای از وزارت اطلاعات
  • نماینده ای از وزارت ارشاد
  • نماینده ای از بخش مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور

اگر همایش در سطح بین المللی یا تحت نظر دستگاه های دولتی باشد، باید با هماهنگی کمسیون و دستگاه دولتی مربوطه انجام شود و مجوز لازم نیز اخذ شود. به علاوه پر کردن فرم های مربوط به برگزاری همایش ضروری است و باید توسط فرد یا نهادی تکمیل شود.

شما می‌توانید مقالات آموزش تشریفات را در سایت سفیران مطالعه کنید و اطلاعات کاملی درباره برگزاری مراسم های مختلف به دست آورید.

تاریخچه همایش و سمینار

برای اینکه به مفاهیم همایش و سمینار های امروزی پی ببرید و بتوانید به نحو احسن یک همایش یا کنفرانس برگزار کنید، خوب است که با تاریخچه گردهمایی و همایش نیز آشنا باشید. به همین دلیل ما تصمیم گرفتیم این مقاله را گردآوری کنیم تا شما کاربران محترم سفیران را با مفهوم همایش و کنفرانس آشنا کنیم. پس تا پایان نوشته با ما همراه باشید.

اولین همایش و گردهمایی

برخی از محققان و پژوهشگران تاریخچه اولین همایش را مربوط به پنج هزار سال قبل از میلاد مسیح نسبت می‌دهند. سومریان باستان در جلساتی همراه با بزرگان خویش مکاتبه های تجاری خود را ثبت و ضبط می‌کردند و پیشنهاداتی را برای رشد هرچه بیشتر به یکدیگر می‌دادند. از این قبیل گردهمایی ها را در موارد دیگری نظیر طراحی و ساخت اهرام مصر، کنترل ارتباطات در روم باستان یا چهارچوب قوانین تجارت در ونیز در قرن چهاردهم نیز می‌توان دید.

اولین همایش در ایران

اولین همایش در ایران که رویکردی به خرد جمعی داشت در زمان پادشاهی کوروش بزرگ برگزار شد. در این گردهمایی از بزرگان ایران دعوت شد تا درباره مسائل مختلفی نظیر ضرورت توجه به روابط انسانی یا طراحی مکانی برای نگهداری مواد بپردازند.

همایش و سمینار در گذر زمان

تاریخ نشان می‌دهد که در دولت ها همواره نخبگان و بزرگان در هر حکومتی با برگزاری گردهمایی و همایش ها و اعتقاد به خرد جمعی همواره در پی بهبود شرایط جامعه یا مدیریت بحران ها بوده‌اند. اما امروزه با پیشرفت بشر و علاقه سیری ناپذیر انسان به پیشرفت و علم دوستی سبب شده است که همایش و سمینار ها بیشتر قالبی علمی به خود بگیرند. زیرا عطش انسان در رسیدن به موفقیت در هر زمینه‌ای سیری ناپذیر است. پس وجود همایش و سمینار برای نشست نخبگان و اندیشمندان برای به اشتراک گذاشتن تجربیات و راه‌ حل ها و … امری ضروری است. نکته مهم برگزاری یک همایش و سمینار حرفه‌ای است. اما چگونه می‌توان در این امر به موفقیت رسید؟

موفقیت در برگزاری همایش و سمینار

در ظاهر یک فرمول مشخص برای برگزاری همایش و کنفرانس وجود دارد. همچنین یک سری قوانین و استانداردهای خاص که باید از آنها پیروی کرد. متدهای خاصی برای برگزاری گردهمایی وجود دارد. البته با توجه به حوزه سمیناری که قرار است برگزار شود و نوع آن تمامی تدارکات متفاوت خواهد بود. به این تفاوت ها و نکات ریز متخصصان امور تشریفات آگاه هستند. پس نباید دیدی منفی به برگزاری همایش و سمینار داشت بلکه باید به دنبال متخصص در این زمینه بود.

دومین همایش بین المللی تدبیر معماری شهرسازی عمران و جغرافیا در توسعه پایدار

اقدامات اولیه برای برگزاری دومین همایش تدبیر معماری ، شهرسازی، عمران جغرافیا و توسعه پایدار طبق برنامه ریزی‌ها و مصوبه شورای سیاست گذاری همایش انجام شده است. تمامی نخبگان، اساتید و دانشجویان می‌توانند با ارائه مقاله یا در قالب اعضای کمیته داوران یا کمیته علمی در این همایش شرکت کنند.

 

مقالات ارسال شده به این همایش باید در حوزه‌های زیر باشند:

  • معماری
  • شهرسازی
  • عمران
  • جغرافیا
  • محیط زیست
  • منابع طبیعی
  • کردشگری و توریسم
  • مدیریت

زمان و مکان برگزاری همایش تدبیر معماری ، شهرسازی عمران و جغرافیا

این همایش در تاریخ 10 خرداد 98 برگزار می‌شود. مهلت ارسال مقالات نیز تا 8 خرداد 98 است. مکان برگزاری این همایش در مشهد است و سطح همایش بین‌المللی می‌باشد.

معیارهای انتخاب زمان و محل برگزاری کنفرانس و همایش

انتخاب درست زمان و مکان برگزاری همایش، کنفرانس و سمینار در حضور بیشتر علاقه مندان نقش مستقیم دارد. در ایران عوامل و پارامترهای مختلفی در موفقیت یک همایش و کنفرانس تأثیرگذار هستند. این پارامترها عبارتند از:

  • ایام امتحانات دانشگاه ها و تقویم سال تحصیلی
  • تعطیلات رسمی
  • ماه های خاص مذهبی مانند ماه رمضان
  • روزهای مربوط به اتفاقات خاص در کشور
  • عدم همزمان بودن با سایر همایش های مهم و مشابه

 زمان مناسب برای برگزاری کنفرانس های علمی

سیویلیکا اخیرا تحلیلی را منتشر کرده است که در آن کنفرانس ها و همایش های ایران از لحاظ تاریخ برگزاری مورد بررسی قرار گرفته‌اند. بر اساس آمار منتشر شده از این تحلیل، بهترین و محبوب ترین ماه ها برای برگزاری کنفرانس و همایش‌های علمی اردیبهشت و اسفند می‌باشد. پس از آن نیز آبان، آذر و مهر قرار دارند.

خرداد، شهریور و فروردین ماه هایی هستند که کمترین تعداد کنفرانس در آنها برگزار می‌شود. البته این موضوع کاملا طبیعی است، خرداد ایام امتحانات، فروردین ایام تعطیلات عید و شهریور ایام مسافرت های تابستانه در ایران است.

در خصوص محبوب بودن ماه اردیبهشت می‌توان دلایلی چون خوب بودن آب و هوا، پایان تعطیلات نوروزی و بازگشایی دانشگاه ها را آورد اما در مورد اسفند ماه جز پایان دوره امتحانات دلیل دیگری برای محبوب برای برگزاری کنفرانس و همایش نمی‌توان یافت.

مکان مناسب برای برگزاری کنفرانس و همایش

تحقیق دیگری انجام شده است که آمار آن در سیویلیکا منتشر شده است. در این بررسی مشخص شده که بیش از 55 درصد کنفرانس ها در کشور در شهر تهران برگزار می‌شود.

در سال 1388 کنفرانس های علمی- پژوهشی در 31 شهر کشور برگزار شده است که در این میان تهران، اصفهان، اهواز، کرج و مشهد 5 رتبه نخست را از لحاظ میزان برگزاری کنفرانس دارند.

نکته مهم در این آمار تفاوت بزرگ میزان کنفرانس های برگزار شده در تهران با سایر شهرها بوده است که این نشان دهنده یک شکاف علمی بزرگ بین تهران و دیگر شهرها است.

پس از تاثیر شهر در محبوب بودن کنفرانس می‌رسیم به سالن برگزاری همایش!! در اینکه سالن باید با توجه به تعداد نفرات تخمین زده شده ظرفیت داشته و از امکانات خوبی برخوردار باشد شکی نیست.

درست است که یکی از بزرگترین هزینه های برگزاری کنفرانس و همایش سالن برگزاری است، اما اگر سالن نامناسب باشد مدیریت بسیار خوب نیز نمی‌تواند کمکی به موفقیت کنفرانس کند.

وِیژگی های یک سالن همایش مناسب

قسمت مهمی از زندگی و موفقیت کسب و کارها بستگی به همایش ها و کنفرانس های دارد که برگزار می‌کنند. به همین دلیل برگزاری یک همایش، کنفرانس یا سمینار خوب اهمیت بسیار زیادی داد. بخش مهمی از یک گردهمایی را سالن همایش تشکیل می‌دهد و می‌تواند روی مشتریان یک کسب و کار تأثیر بسیاری داشته باشد.

چه مواردی در سالن همایش می‌تواند مهم باشد؟

همه چیز از دکوراسیون سالن، رنگ و امکانات آن و حتی جزئیات نیز می‌تواند مهم باشد. همه این ویژگی ها سبب می‌شود تا شرکت کنندگان حس خوبی داشته باشند. برای مثال استفاده از تهویه مناسب، بوی ملایم و خوب، استفاده از تکنولوژی های نوین هم باعث راحتی شرکت کنندگان خواهد بود.

ویژگی های یک سالن کنفرانس خوب چیست؟

با توجه به کسب و کار خود و نوع همایشی که برگزار می‌کنید باید سالن مناسب را انتخاب کنید. پس اولین کار بررسی موضوع گردهماییتان، تعداد شرکت کنندگان، مدت زمان همایش و امکانات لازم است. برای مثال آیا قصد دارید از مهمانان خود پذیرایی کنید؟ اگر جواب بله است آیا سالن انتخابی امکانات لازم برای پذیرایی را دارد؟ باید گفت شرکت کنندگان گرسنه کاملا بی توجه خواهند بود پس پذیرایی با آب، شیرینی، میوه و … بسته به مدت زمان همایش بسیار مهم و ضروری است.

نکته مهم دیگر نوع مبلمان و صندلی ها است. آیا صندلی های سالن به تعداد مهمانان یا حتی بیشتر است؟ آیا این صندلی ها مناسب بوده و راحتی مهمانان را فراهم می‌کند؟

ویژگی دیگر تجهیزات سالن است. یک سالن باید به تجهیزاتی نظیر تهویه مناسب، سیستم نورپردازی، سیستم صوتی مناسب، پروژکتور، صفحه نمایش بزرگ و … نیاز دارد.

یکی از مهمترین ویژگی ها دسترسی راحت است. آیا سالن در محل خوبی واقع شده و مهمانان می‌توانند به راحتی و با وسایل حمل و نقل عمومی به سالن همایش دسترسی داشته باشند؟

نتیجه‌گیری

در آخر باید بگوییم که انتخاب سالن های همایش و سمینار مناسب می‌تواند تأثیر عمیق و بسیار زیادی روی مهمانان و مشتریان شما بگذارد. پس سعی کنید سالنی مناسب و مجهز به تمامی امکانات انتخاب کنید.

سفیران مرجعی برای آموزش تشریفات

ساختار مناسب برای برگزاری همایش

برگزاری همایش ها به خصوص اگر زمینه ای علمی داشته باشند در رشد فرهنگ و علم کشور تأثیر بسیاری خواهد داشت. برای برگزاری یک همایش خوب قبل از هر چیز باید به هدف آن فکر کرد. برای مثال هدف یک همایش می‌تواند کاربردی، بنیادی یا در جهت توسعه باشد. خود همایش می‌تواند به انواع سمینار، کنگره یا میزگرد برگزار شود.

نکات کلی در برگزاری یک همایش

شما باید تمام جوانب لازم برای همایش را سنجیده و همه امکانات را فراهم کنید. زمان برگزاری همایش، محل برگزاری، هدف همایش، اینکه چه نتیجه ای حاصل خواهد شد، عنوان و موضوع همایش، زمینه های قابل مطرح، سخنرانان، تبلیغات و … همگی باید به خوبی برنامه ریزی شوند.

همچنین باید امکانی فراهم شود تا تمام علاقه مندان، متخصصان و صاحب نظران بتوانند نظرات خود را به کیمته اجرایی همایش برسانند تا بتوان پس از بررسی های لازم از این نظرات در جهت افزایش کیفیت همایش استفاده کرد. سپس باید تعداد مدعوین مشخص شوند. این مدعوین می‌توانند دانشجویان، سخنرانان، افراد خارجی و … باشند. باید جدول زمانبندی مراسم را نیز آماده کنید.

ساختار سازمانی همایش

  • رییس همایش
  • دبیر
  • کمیته علمی
  • کمیته اجرایی
  • دبیرخانه

دبیرخانه و وظایف آن

  • مشخص کردن تاریخ و محل برگزاری همایش
  • اعلام زمان مناسب به کمیته اجرایی برای دریافت مقالات
  • تشکیل دبیرخانه
  • تعیین محلی مناسب برای دبرخانه

کمیته علمی و وظایف آن

  • مشخص کردن مدعوین
  • تعیین روشی برای بررسی مقالات
  • انتخاب مقالات برتر
  • ارائه راهکارهای مناسب جهت اداره هر چه بهتر علمی همایش

کمیته اجرایی و وظایف آن

  • تعیین وظایف سایر کمیته ها
  • تعیین نیازهای مالی و فراهم کردن امکانات مورد نیاز
  • به وجود آوردن نظم در همایش

سطوح برگزاری همایش

  • ملی
  • بین المللی
  • منطقه ای
  • داخلی

مشخصات همایش بین المللی

  • کمک گرفتن از سخنرانان و اساتید خارج از کشور
  • امکان مشارکت دانشجویان و محققان خارجی در همایش
  • حضور موسسات و سازمان های بین المللی فعال در همایش
  • دارای اهداف و موضوعات بین المللی
  • و …

چک لیست برگزاری همایش و سمینار

در این مقاله سعی داریم چک لیستی به شما ارائه دهیم که قبل از برگزاری هر همایش و سمینار یا مراسمی باید به آن توجه کنید. تشریفات سفیران با سالها تجربه در زمینه برگزاری همایش و سمینارها توانسته تا این چک لیست را برای شما تهیه کند. به همین دلیل با خیالی راحت از این راهنمای کامل که حاصل سالها تجربه است استفاده کنید.

مرحله اول – اطلاعات کلی مراسم

  • نوع مراسم خود را مشخص کنید.
  • تاریخ برگزاری همایش و سمینار را تعیین کنید.
  • ساعت برگزاری مراسم را مشخص کنید.
  • محل مناسبی برای برگزاری مراسم تعیین کنید.
  • به انتخاب سخنرانان مراسم فکر کنید.
  • راه های تماس با سخنرانان را بیاید.
  • از یک برگزار کننده مراسم کمک بگیرید.

مرحله دوم – به سوالات زیر پاسخ دهید

  • برای چه این مراسم را برگزار می‌کنید؟
  • هدف از مراسم چیست؟
  • موضوع اصلی مراسم چیست؟
  • چرا افراد باید در این مراسم شرکت کنند؟
  • شرکت کنندگان از چه گروهی هستند؟
  • مراسم در چه سطحی است؟ آیا قرار است بین المللی برگزار شود؟
  • آیا زمان برگزاری مراسم مناسب است؟

مرحله سوم – ارتباط با برگزار کننده مراسم

  • یک خلاصه از کارهایی که باید انجام شوند تهیه کنید.
  • تاریخ پیشنهادی خود را برای مراسم اطلاع دهید.
  • لیستی از افرادی که قرار است دعوت شوند در اختیار برگزار کننده مراسم قرار دهید.
  • تمام امکانات و تجهیزات مورد نیاز از نظر خودتان را اعلام کنید.

مرحله چهارم – انتخاب محل برگزاری همایش و سمینار

  • مکان تعیین شده را از قبل رزرو کنید.
  • اگر به صندلی یا نیروی خدماتی بیشتری دارید از قبل تعیین کنید و تمام احتمالات را در نظر بگیرید.
  • نوع پذیرایی را مشخص کنید.
  • جایی برای وسایل دعوت کنندگان در نظر بگیرید.
  • قرار داد ببندید.
  • برنامه اجرای مراسم را به مدیر سالن نیز اعلام کنید.

مرحله پنجم – دعوت

  • اگر به دعوتنامه نیاز دارید به دنبال طراح حرفه ای باشید.
  • متن مناسبی برای دعوتنامه تهیه کنید.
  • یک نمونه نهایی از دعوتنامه را برای برگزار کننده مراسم ارسال کنید تا او هم طرح و متن را تایید کند.
  • تعداد دعوتنامه ها را مشخص کنید.
  • مهلت ارسال دعوتنامه ها را مشخص کنید.

مرحله ششم – طراحی آیتم های مختلف

  • طراحی دعوتنامه
  • طراحی بروشور
  • طراحی لوح یادبود
  • طراحی برنامه
  • و …

مرحله هفتم – تجهیزات مورد نیاز

  • پروژکتور
  • پرده نمایش
  • میکروفون
  • لپ تاپ
  • نورپردازی
  • سیستم صوتی تصویری
  • ترجمه همزمان
  • ژنراتور
  • و …

مرحله هشتم- موارد مهم در روز مراسم

  • اطمینان از باز بودن درها
  • اطمینان از سالم بودن دستگاه تهویه هوا و نورپردازی
  • حضور یک نفر در پذیرش
  • گذاشتن برگه یادداشت و خودکار روی میزها
  • نصب تابلوهای هشدار دهنده
  • قرار دادن آب برای سخنران
  • و …